Hiện nay, một trong những ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất trong giới văn phòng, doanh nghiệp là Outlook. Hầu như bất kỳ ai khi bắt đầu bước chân vào môi trường làm việc chuyên nghiệp thì đều phải sử dụng Outlook. Vậy Outlook là gì? Cách thiết lập Outlook như thế nào? Trong bài viết này, Khotenmien.vn sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết từng bước thực hiện.
1. Outlook là gì?
Outlook là một trong những loại dịch vụ do tập đoàn nổi tiếng Microsoft cung cấp. Tính năng nổi bật nhất của Outlook chính là truy xuất và gửi Mail trên một hoặc cùng nhiều tài khoản không giống nhau. Ngoài những điều ấy ra, Outlook giúp bạn phân bổ lộ trình làm việc, kế hoạch làm việc, lên lịch hẹn. Bên cạnh đó, bạn còn có thể kết nối Outlook với những phần mềm khác như Skype, hệ thống lưu trữ trực tuyến One Drive, Word Online, Excel Online, Powerpoint Online… Outlook thật tuyệt vời đúng không nào? Vậy làm sao chúng ta có thể cài đặt Outlook? Các bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây nhé.
2. Điểm hay của Outlook
Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu giữ rộng mở
Đa số người sử dụng thường sử dụng tính năng Email trên Outlook vì ứng dụng này có tốc độ truy vấn nhanh, không giới hạn không gian lưu giữ, Mail được sắp đặt theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… đơn giản tra cứu. Hỗ trợ việc gửi Mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn liên kết với OneDrive, Skype Drive & khôi phục Email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa Mail trong thùng rác.
Tính bảo mật & năng lực chống spam cao
Khả năng chống spam cao với thực hành các bước chặn Email theo địa chỉ hoặc domain nhất định. Khởi tạo địa chỉ Email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi Email một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam Mail. Với Outlook, bạn có thể tạo, xóa & thay đổi các địa chỉ Mail hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời 1 cách dễ dàng.
Phong phú kết nối
Tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như trang Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người dùng Mail có thể dễ dàng vừa check Mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này. Tích hợp Skype để trò chuyện thông qua Skype. Ngoài ra, Outlook còn cho phép dùng HTML và CSS. nhất định, người dùng có thể thỏa sức trí tuệ sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân / công ty.
3. Cách thiết lập Outlook
Đầu tiên, trước lúc bắt đầu cài đặt Outlook, bạn phải truy tìm vào tải khoản Gmail của mình trên Google. Sau đấy, bạn hãy vào phần ‘Cài đặt’, chọn ‘Chuyển tiếp và Pop/iMap’, chọn ‘Bật Pop cho thư đến từ bây giờ’. nguyên nhân của việc điều chỉnh chỉ số này là do Outlook chủ yếu nhận và gửi thư dựa trên Pop và iMap. Để thiết lập Outlookhiệu quả thì bạn phải thay đổi những thông số này. Nếu không, bạn đã không thể thiết lập tài khoản Gmail của mình trên Outlook. Ngoài những điều ấy ra, nếu như tài khoản của bạn có sử dụng chế độ đăng nhập 2 lớp thì cũng hãy vào đó & tắt chế độ này đi. Những tính năng vô cùng hữu ích đấy mặc dù vậy vô tình lại là trở ngại cho quy trình thiết lập tài khoản Mail trên Outlook của bạn đấy.
Khi mà đã chỉnh sửa các chỉ số kỹ thuật trên Gmail, bây giờ chúng ta sẽ tiến hành các bước cài đặt Outlook.
Trước hết, bạn hãy mở phần mềm Outlook lên rồi vào phần ‘file’, ‘account settings’, chọn ‘add account’.
Thêm tài khoản khi thiết lập outlook
Trong cửa sổ ‘Add new account’, bạn hãy chọn ‘Manually configure server settings or additional server types’.
Sau đó, hãy nhấn nút Next rồi chọn ‘Internet E-mail’ và tiếp tục bấm Next.
Lúc này, một màn hình mới sẽ hiện ra với các thông tin như sau:
- Your Name: Tên tài khoản của bạn
- Mail Address: Tài khoản Gmail của bạn
- Account type: Loại tài khoản
Incoming Email server: Server của tài khoản Email nhận - Outgoing Email server(SMTP): Server của tài khoản Email đi
User Name: Tài khoản gmail của bạn - Password: Password đăng nhập gmail
Một vài chỉ số cần lưu ý khi thiết lập outlook
Ví dụ, bạn có thể điền thông tin như sau:
- Your Name: Mona Media
- Email Address: mona.media@gmail.com
- Account type: POP3
Incoming Email server: gmail.com - Outgoing Email server(SMTP): gmail.com
User Name: mona.media@gmail.com - Password: ABCXYZ
Lưu ý: phần in đậm là phần mặc định, bạn không nên thay đổi những phần này.
Sau đó, bạn tiếp tục mở phần ‘More Settings’, chọn ‘My outgoing server (SMTP) requires athentication’.
Tiếp theo, chuyển sang tab ‘Advanced’ và điền vào các chỉ số như sau:
Incoming server POP3 – 995
Chọn This server requires an encrypted connection (SSL)
Outgoing server SMTP – 587
Use the following type of encrypted connection – TSL
Rồi sau đấy nhấn Ok để hoàn tất.
Lúc này, bạn chỉ việc nhấn vào nút Next để Outlook kết nối và cập nhật tài khoản của bạn. Nếu như thành công thì trên Outlook sẽ xuất hiện tài khoản của bạn. ngược lại, Outlook sẽ thông báo cho bạn biết lỗi gì đang xảy ra.
Một khi đã cài đặt Outlook thành công, bạn hãy bấm vào nút ‘Send/Receive All Folders’ để Outlook cập nhật những Email có trong tài khoản của bạn nhé.
TẠM KẾT.
Vừa qua Khotenmien.vn đã giới thiệu đến bạn tất tần tật những thông tin cũng như kiến thức về Outlook. Hy vọng qua những chia sẻ trên sẽ phần nào giúp bạn hiểu chính xác Outlook là gì? Cách thiết lập Outlook như thế nào? Chúc các bạn thành công.
Xem thêm: Cách Lưu Email Outlook Về Máy Tính Đơn Giản Và Hiệu Quả
Thu Uyên – Tổng hợp, chỉnh sửa.
